В формате цифрового офиса сегодня работает чуть ли не каждая команда. Таск-трекеры, календари, видеосвязь, мессенджеры — инструменты, без которых сложно представить рабочий процесс. Основательницы проекта «Методический лид напрокат» Карина Аруштова и Юлия Селезнева рассказывают, как поэтапно организовать диджитал-офис удаленной команды.
Время — деньги. Пять-десять минут ежедневного поиска нужных файлов — это пара часов в месяц, потраченных впустую и пара тысяч рублей (в зависимости от зарплаты сотрудника) для компании. Вот самые дорогие проблемы основателя, связанные с неэффективным диджитал-офисом:
Цифровой офис — программы (софт), которые использует команда для удаленной или гибридной работы.
У больших бизнес-проблем (потеря денег или времени) часто есть понятные причины на уровне настройки цифрового офиса.
Команда использует слишком много инструментов. Например, часть команды ставит задачи в Notion, часть — в Asana, а кто-то просто пишет задачу в Telegram. Никто не знает, где лежат стратегические цели на месяц («кто-то в Jira что-то писал»).
Инструменты часто меняются. Поэтому люди не успевают освоить софт и настроить инструменты под себя. Вчера вы вели все проекты в Trello, ничего не работало, и продакт-менеджер принял волевое решение — переехать в ActiveCollab. Это не помогло, вы так же пропускаете дедлайны.
У всех разный уровень диджитал-навыков. Кто-то жонглирует Notion и календарем, а кто-то все записывает в бумажный блокнот, потому что «так надежнее и привычнее».
У всех разное «железо». Вы стартап и пока не можете купить всем шустрые макбуки. Кто-то приходит со своим ноутбуком и, скорее всего, не тянет тяжеловесную доску в Miro.
Команда не присвоила инструмент. «Мы собрали базу знаний, а никто ею не пользуется. Все продолжают в личке просить скинуть какой-то документ».
1. Опросить команду, что сейчас «болит» в плане цифровых инструментов. Скорее всего, ваша команда уже пользуется каким-то таск-трекером. До внедрения новых инструментов лучше исследовать, есть ли у ваших коллег проблемы, описанные выше. Можно создать анонимный опрос Google Form.
2. Выделить два-три ключевых бизнес-процесса, которые приносят больше всего ценности и денег компании.
3. Обнаружить места, в которых происходят самые важные бизнес-процессы в компании, поможет фреймворк «Цепочка ценности» — это способ визуально представить бизнес.
4. Определиться со способом постановки долгосрочных целей: на год, квартал, месяц. Главное — не усложнять и не бояться сделать не «по методичке». Рекомендуем два простых фрейма OKR (Objectives and Key Results) или похожий на него The Pyramid of Clarity.
5. Выбрать инструмент ведения целей и задач.
6. Помочь команде адаптироваться к инструментам. Дать команде время и пространство для настройки нового инструмента и бизнес-процесса. Это также помогает делегировать часть задач по настройке цифрового офиса менеджерам отделов. Например, есть возможность попросить проджект-команды проверить все доступы сотрудников через неделю после подключения, поддерживать использование, демонстрируя личный пример, и собрать обратную связь по итогу первых двух недель.
1. Привлеките команду к созданию и наполнению базы знаний.
Чтобы не случилось ситуации «наш лид собрал базу знаний, пусть сам там и сидит», можно создавать ее изначально вместе с командой. Можно пойти двумя путями:
Совместный брейншторм можно провести в Miro, Google Jamboard, Mural. Лучше это сделать с предварительной подготовкой: предложите сотрудникам подумать о структуре до встречи и приходить с идеями.
2. Найдите в ключевом бизнес-процессе точку, в которой формируются новые знания. Например, если вы поняли, что продажи B2В-клиентам приносят вам больше всего денег, то лучше «заглянуть» именно в этот бизнес-процесс и выяснить, нет ли в нем этапа с повторяющимися действиями (допустим, с нуля создаете смету для клиента, собираете презентацию после изначального брифинга клиента или проводите сейлз-колы). Эти действия можно описать в гайдах и шаблонах: сценарий сейлз-звонка, шаблон презентации с картинками, табличка с часами оплаты разных подрядчиков. Это идеально впишется в базу знаний.
3. Начните писать шаблоны для процесса, который приносит больше всего денег. Тогда вы быстро поймете, зачем вам в принципе нужна база знаний. Если вы еще не знаете, какой бизнес-процесс самый доходный, то лучше сделать шаг назад и посмотреть на свой бизнес как на структуру. Предлагаем простой фреймворк «Крабик».
4. Опишите процесс и принцип управления базой знаний. Для этого нужно обозначить в ключевом бизнес-процессе этап, на котором команда будет собирать информацию для базы знаний, затем — выбрать бизнес-процесс, требующий работы с данными из базы знаний. После этого выберите ответственного за наполнение базы знаний или организуйте ритуал, чтобы команды делали это одновременно.
5. Создайте условия, в которых команда сможет присвоить базу знаний. Для этого нужно регулярно ссылаться на нее, указывая, в каком разделе лежит необходимая информация, и помогать сотрудникам в освоении софта. Наконец, можно устроить обучающую демонстрацию базы знаний с участием команды.
Удобные сервисы для ведения базы знаний — Notion или Clickup.
Подумайте, не слишком ли много встреч вы проводите. Есть несколько решений, чтобы избежать бесполезных встреч.
Выведите общение в асинхронный формат. Коллега хочет встречу, чтобы вы вместе придумали идеи для новой маркетинговой кампании, — предложите побрейнштормить асинхронно в Notion-странице. Другой коллега хочет созвониться, чтобы обсудить бизнес-план, — попросите его отправить Loom-видео с обратной связью на ваш документ.
Подробнее о том, как работать асинхронно, можно прочитать в специальных гайдах. Вот, например, гайд от Miro.
Договоритесь о том, как вы в команде ведете встречи. Встреч все равно не избежать. Договоренности об их ведении помогут снизить Zoom-усталость.
Адаптируйте инструменты и работу для разных часовых поясов. Договоритесь о «золотых часах» — времени, когда все доступны для синхронной работы и быстрой коммуникации. Выберите часовой пояс, на который все ориентируются. Используйте World Time Buddy (сайт, на котором можно выбрать время нескольких локаций и понять, где будет какой час). Настройте часовые пояса в приложениях календарей (Apple Calendar и Google Calendar).
Готовиться к тому, что будет сопротивление. Это естественная реакция человека — из-за неопределенности, привязанности к привычному, страха неудачи, страха потерять контроль, недостатка информации.
Заложить время на внедрение нового. Для этого нужны ресурсы — когнитивные и временные. Дайте команде время на интеграцию, поставьте вменяемый срок для отказа от прошлого софта и перехода на новый.
Ешьте слона по кусочкам. Если команда не справляется с задачей «внедрить новый процесс ведения встреч», помогите декомпозировать ее на более мелкие: «На встрече собрать пять правил ведения встреч, с которыми будут согласны все», «Протестировать эти правила на протяжении недели», «Обновить правила по результатам теста».
Наймите специалиста, который поможет настроить цифровой офис. Чтобы процесс не растянулся на месяцы, трезво оцените, есть ли в вашей команде человек, у которого, помимо основной загрузки, имеется три–пять часов неделю для настройки цифрового офиса. Если нет, то есть смысл купить восемь–десять часов консультации у специалиста на аутсорсе, который за месяц-полтора поможет настроить все, что нужно. Этим могут заниматься дизайнеры образовательного опыта, методисты, операционные директора, специалисты по бизнес-процессам.
Полина Садовникова и Мария Бессмертная воспользовались этим поводом, чтобы пересмотреть свои любимые вампирские саги в строго рабочее время. Пройдите его и узнайте, какой вы вампир.
